Wat is Digidocs?

• De website www.digidocs.nl is een doorverwijsnaam naar de Nederlandstalige pagina van de in digitaal documentenbeheer gespecialiseerde Spaanse firma Service Point, met ondermeer vestigingen in Nederland en België.
• Digidocs is een documentenbeheeroplossing van het Indiase bedrijf Nishta Solutions.
• Daarnaast is Digidocs een Nederlandse ontwikkeling, van onduidelijke herkomst. We vermoeden dat de firma BCT, die het product niet op hun site vermeldt, het heeft laten ontwikkelen door TICT, waar het product wel wordt genoemd, i.s.m. het Engelse, in Oracle AutoVue gespecialiseerde bedrijf Lifecycle Technology Ltd om Corsa en AutoVue beter te koppelen. Op de Engelse site wordt het product evenmin genoemd. Wel worden op lifecycle-tech.nl de volgende gemeenten vermeld als referenties van Digidocs: Tilburg, Ede, Emmen, Noordenveld, Maastricht, Dantumadiel, Schijndel, Coevorden, Borger-Odoorn, Velsen, Houten, Steenbergen, Loon op Zand, Hilvarenbeek, Oosterhout, Baarle Nassau, Alphen Chaam, Oisterwijk, Rijswijk, Tiel, Zwolle en Boxtel.
  

De achtergrond van Corsa Digidocs

Lifecycle Technology Ltd., AutoVue en Digidocs

Voordelen AutoVue versus Bluebeam PDF Revu

• AutoVue toont altijd het originele bestand
  Als het zou gaan om het tonen van allerlei verschillende bestandsformaten, want dat kan AutoVue, dan is dat in gemeentelijke processen een risicovolle gedachte. Als u uw proces niet standaardiseert op PDF en ervoor kiest om allerlei bestandsformaten te gaan bekijken met een programma dat daar niet voor is bedoeld, dan bestaat er een grote kans op fouten. AutoVue moet zeer goed worden getest op bijv. de correcte weergave van Word- en Excel-bestanden. PDF daarentegen is bijna papier en een open ISO-standaard. Dat kan bij de weergave nagenoeg nooit fout gaan en zelfs dan kan het nog wel eens een enkel keertje voorkomen. Gaat u met AutoVue ook CAD-bestanden viewen, dan is de kans op weergaveproblemen nog vele malen groter.
  
  Als het zou gaan het tonen van originele PDF-bestanden, dan is AutoVue niet zo bijzonder. Dat kan immers met diverse gratis PDF-software. Het originele document is natuurlijk bij binnenkomst al klaargezet voor uw archief en met standaard Windows-technieken beschermd tegen wijzigen. Het gaat echter meestal ook om het aantekeningen maken op en meten in PDF-bestanden en Bluebeam PDF Revu doet dit als geen ander zo handig. Bluebeam heeft als service dat u er ook bestanden mee kunt openen waarvan men per ongeluk geen PDF heeft gemaakt. Daarom maakt Bluebeam voor u een PDF-bestand van een tif, jpg, doc, xls, etc. Het is echter beter om in uw proces duidelijk aan te geven dat uw documentenstroom rond een Wabo-vergunningaanvraag of een WOZ-bezwaar, is gestandaardiseerd op PDF, conform de ISO-norm. De conversie naar PDF kunt u beter niet zelf voor uw rekening nemen, maar als het dan toch moet, dan kan dat met Bluebeam. Als u aantekeningen gaat maken op een PDF-bestand, dan opent Bluebeam de PDF en komen de aantekeningen als een nieuwe laag in de PDF, conform de PDF ISO-standaard. Daar hoeft u niet over na te denken en u hebt na het afsluiten van het PDF-bestand geen enkele afhankelijkheid meer met Bluebeam. U kunt zo verder werken met een ander PDF-programma. Dat geldt dus ook voor de ontvanger, wanneer u het document met uw aantekeningen verstuurt. U hebt ten allen tijde maar één actueel bestand van het document en dat is in PDF. De aantekeningen zijn dus conform de PDF-standaard. Dat geldt bijv. niet voor AutoVue, omdat de aantekeningen in een los AutoVue-bestand gaan.
  
  Dus, het origineel bekijkt u met een gratis PDF-viewer en aantekeningen maakt altijd in een nieuw bestand: bij AutoVue is dat een los, AutoVue-specifiek aantekeningenbestand, bij Bluebeam, Adobe Pro e.d. is dat gewoon een nieuwe PDF die klaar is om te versturen en te archiveren.
  
  
• Aanmaak van notities op een document/tekening
  Hierboven is onze visie hierop besproken.
  
  
• Maakt geen onnodige kopieën van een document
  Bij de inrichting van een werkproces met een documentenstroom zorg je ervoor dat er geen onnodige kopieën worden gemaakt. We kennen geen programma dat onnodige kopieën maakt, dus waarom men dat hier noemt als voordeel is ons een raadsel.
  
  
• Stempelen van document/tekening Zowel Bluebeam PDF Revu als ook Adobe Pro kunnen stempels plaatsen en documenten digitaal ondertekenen, dus waarom men dat hier noemt als voordeel is ons een raadsel.
  
  
• Met meerdere mensen aan één document werken
  Zowel met Bluebeam PDF Revu als ook met Adobe Pro met meerdere mensen aan één document werken, dus waarom men dat hier noemt als voordeel is ons een raadsel.
  
  
• Opslaan in DMS
  Als het goed is beheert een documentenbeheersysteem (DMS) documenten en de onderliggende bestanden. Een primitieve vorm van zo‘n DMS is de Windows Verkenner, een geavanceerdere is bijv. Microsoft SharePoint. Er bestaan heel veel DMSsen en ze hebben allemaal de eigenschap dat ze een document kunnen openen met het bijbehorende programma. Je kan bij al die DMSsen inregelen dat bij een PDF-bestand de gratis viewer wordt geopend of een PDF-bewerkingsprogramma, zoals Bluebeam en Adobe. Als een document wordt geopend, bepaalt het DMS of dat mag worden gewijzigd en als het mag worden gewijzigd, dan hoogt het DMS normaliter het versienummer van het document op en registreert wie het document wanneer heeft geopend om te wijzigen. Wat men hier als voordeel voor AutoVue bedoelt is ons opnieuw een raadsel.
  
  
• Samen werken aan een document met mensen van buiten de organisatie
  Hierin is Bluebeam nu juist vele malen beter. Men doelt hier wellicht op de webbased versie van AutoVue, maar die valt in de praktijk nogal tegen. Als u de PDF-viewer van het OLO-loket kent (dit is AutoVue) en bekend bent met Bluebeam PDF Revu, dan zult u dit kunnen bevestigen. Bluebeam kent enkele mooie oplossingen die heel goedkoop zijn en daarnaast een zeer geavanceerde servermodule die het mogelijk maakt om een slimme webbased oplossing zelf te maken als onderdeel van een groter geheel. De allergoedkoopste oplossing is een goede organisatie van uw PDF-documentenstroom. Dat heeft met een PDF-viewer niets te maken. Een goed DMS helpt u om te voorkomen dat er mensen met oude versies op pad gaan. Een website waarop de laatste versie van een PDF-document is te downloaden, doet wonderen en kost bijna niets. Het online willen verwerken van de aantekeningen is een leuke wens, maar het is maar zelden nodig en het kan ook in een webmeeting. Bluebeam heeft hiervoor nog iets leuks bedacht, genaamd Bluebeam Studio.
  
  
• Mobiele toepassing
  Alle gewone computertoepassingen worden steeds mobieler. Dit komt vooral door Apple‘s iPad, de Android-tablets en ook de tablets met Windows 8. Het ene programma draait daar beter op dan het andere en welk programma het beste is moet u vooral zelf even uitproberen. Bluebeam draait uitstekend op de Windows 8 tablets.