Algemene informatie over Papierloos werkenPapierloos werken kan echt!8/11/13 door Siem Eikelenboom Als adviseur op het gebied van digitaal technisch tekenwerk sinds 1986 kan ik u al een tijd lang zeggen: "Papierloos werken kan echt!"Een paar jaar geleden, met de komst van Bluebeam ben ik het papierloze werken op mezelf gaan uitproberen en sinds de smartphone zijn intrede deed staat die goeie ouwe laserprinter werkloos op mijn bureau. "Waarom heb je hem nog niet weggedaan?" hoor ik u denken! Nou, dat kan ik u zeggen: hij is nog niet kapot! Maar ik zal u dit bekennen: ik betrap mezelf er regelmatig op dat het papierverbruik (ik zeg bewust ver- i.p.v. gebruik en misschien moet ik wel misbruik zeggen) zo ontzettend in mijn oude gewoontes zit ingebakken, dat ik op onnadenkende momenten toch weer even iets uitprint, bijvoorbeeld om een songtekst (ik zing graag) uit m'n hoofd te leren of om een mededeling voor mijn huisgenoten op de ontbijttafel te leggen of op een deur te plakken. Voor mijn werk komt het niet meer voor. Papierloos werken valt of staat met een paar dingen, die niet mogen ontbreken:
Goede en slechte PDF-documenten Helaas bestaan er kwaliteitsverschillen in PDF-bestanden. Een ‘slechte PDF‘ is een PDF die niet conform de open PDF standaard is opgebouwd. Deze ISO-standaard kan elke software-ontwikkelaar gebruiken, maar de PDF-programma's zijn niet allemaal gelijk. Voor de PDF-kwaliteit is het dus goed om al uw PDF-documenten op één manier te maken en wel via de standaardprinter van Windows, ingesteld op PDF. Via de bestandseigenschappen kunt u van een PDF-bestand zien waarmee deze is gemaakt. Op die manier hebben we bijvoorbeeld ontdekt dat door Arkey gemaakte PDF-bestanden niet correct worden opgebouwd. Met Bluebeam Revu is dat te herstellen door een nieuwe PDF te maken op basis van deze slechte PDF. Wat te doen met PDF-bestanden? Als de PDF-bestanden gemaakt zijn, kunt u ze per email versturen of publiceren op uw website (met uw website bepaalt u of die documenten daar openbaar staan of alleen toegankelijk zijn via een loginnaam en paswoord). Zeker voor grote documenten is publiceren op een website handiger, want dan hoeft u slechts links te e-mailen en kunt u doorgaans in uw webstatistieken zien hoe vaak de documenten zijn gedownload. Er zijn tegenwoordig geweldige services die ongeveer ditzelfde doen, waarvan Dropbox de meest bekende is. Het mooie van Dropbox e.d. is dat die ook voorzien in een programma voor op uw tablet en smartphone. Via een tablet kunt u uw digitale papier overal mee naar toe nemen. De meeste tablets voorzien in software om uw tablet te koppelen aan uw PC en enkele mappen automatisch te synchroniseren. De documenten in die mappen worden dan vanzelf gekopieerd naar uw tablet zodra er verbinding is. Een smartphone is eigenlijk hetzelfde als een tablet, maar hij is kleiner en vooral geschikt als telefoon. Als u een Apple iPad-tablet gebruikt, gebruik dan ook een iPhone als smartphone en een Apple Mac als computer, want dan is de bediening vrijwel identiek en zijn de verbindingen goed geregeld. Apple laat zich slecht mengen met Windows en Android. Als u een ander merk tablet gebruikt en daar staat Google Android of Microsoft Windows op, dan maakt uw PC-keuze niet zo veel uit. dan? Mappen met documenten online bijhouden met Dropbox Dit is een voorbeeld op basis van het gratis programma Dropbox. Als u Dropbox op uw PC installeert kunt u een map opgeven waarin u de documenten zet die u ook online wilt kunnen bekijken, bijv. van uw telefoon of tablet. Dropbox synchroniseert de mappen automatisch met de online Dropbox-mappen, waardoor u er echt totaal geen omkijken naar hebt. De werkwijze is als volgt: Ga met de Windows Verkenner naar de Dropbox-map, maak een submap aan en kopieer de PDF-bestanden daar naartoe. Dat was het! Vanaf nu kunt u de documenten ook vanaf uw telefoon of tablet bekijken! Ter voorbereiding dient u eenmalig Dropbox te Dropboxdownloaden en installeren, een account met loginnaam en wachtwoord aan te maken en de basismap aan te wijzen. Op uw tablet en telefoon installeert u ook eenmalig de Dropbox-app en een PDF-viewer. Erg handig is dat, als u vanaf de telefoon een document verwijdert, de computer waarop u Dropbox hebt staan u daarvan een melding met een piepje geeft. Uw collega (binnen) kan dus zien dat u (buiten) met dat document klaar bent. Het is maar een voorbeeld. Leg de voordelen van papierloos nog eens uit Omdat u het vast ook weer moet uitleggen aan de mensen om u heen, zetten we de voordelen van papierloos nog een op een rijtje:
|
Nieuws rond Papierloos werken De tekst links hiernaast kan verouderd zijn. Het laatste nieuws vindt u via het hoofdmenu |
|
Open uw PDF!
Open uw DWG!
