Beheer en structureer uw gegevens met Microsoft Access
Heb u nog geen Access? Bestel dan via uw microsoft-leverancier de laatste versie Access 2013 en wacht niet langer met het structureren van uw belangrijkste gegevens. Wij gebruiken MS Access zelf al sinds 1995 voor onze vitale bedrijfsgegevens en zijn nog nooit enige investering kwijt geraakt door de komst van nieuwere versies. Kortom, Access blijft!
Het is natuurlijk een genot om ongestructureerd te werken, maar dat kost meestal te veel tijd en leidt tot fouten. Daarom maken de meeste mensen al snel gebruik van Microsoft Excel om hun gegevens te structureren.
Minder ...
Met Excel maakt u snel overzichtelijke tabellen met wat berekeningen en totalen en vaak ook met grafieken. Excel is ideaal om een eerste ordening in de chaos aan te brengen. Zo'n spreadsheet groeit en groeit en wordt door meer en meer mensen geraadpleegd. Er gaat wel eens wat mis, dus worden de onderdelen van het spreadsheet die niet meer mogen wijzigen beveiligd.
Als het spreadsheet een succes is en wordt overgenomen door anderen, dan ontstaan er varianten en daarmee een nieuw probleem. Het moment om over te stappen om Microsoft Access is nu aangebroken.
Bij IDEOMA zijn we al sinds 1995 professioneel bezig met het maken van Access-toepassingen, eerst op maat en later in de vorm van de standaardproducten, IDEOMA Relatie, IDEOMA Document, etc. Wij beschouwen Excel als een superhandige tools om de boel te organiseren en te structureren, maar eigenlijk als een electronische kladje! Zodra de structuur namelijk is gemaakt in Excel, zijn er al snel grote voordelen te behalen door e.e.a. om te zetten naar Microsoft Access. In Access moet je namelijk eerst de structuur defini�ren voordat je verder kan. Je moet objecten en eigenschappen defini�ren en onderlinge relaties. Bij dit proces helpen we onze klanten en omdat we hier al zo lang mee bezig zijn, hebben we over heel veel zaken al uitgebreid nagedacht, zoals tekeningen, documenten, projecten, personen, uren, acties, klachten, adressen, gebouwen, ruimten, percelen, leidingen, putten, bomen, etc. Dat betekent dus geen beginnersfouten meer, maar een doelgerichte benadering van de problematiek, zonder bijzaken.
Access te langzaam en onprofessioneel?
Hoge bomen vangen veel wind en dat geldt zeker voor Microsoft Access. Omdat het zo bekend en laagdrempelig is wordt er ook veel op Access gemopperd, net als op Microsoft Windows. Er is een categorie mensen die denken eventjes een beheersysteem op te zetten, maar door gebrek aan tijd teleurgesteld raken. Die mensen kunnen we goed verder helpen. Moeilijker wordt het als de professionals kwaad spreken over Microsoft Access. Het zijn vooral de traditionele database-specialisten die dat doen en het is lastig om die mensen een weerwoord te bieden. Deze professionals zijn zo gespecialiseerd in Oracle, SQL, MySQL, FoxPro of Progress, dat ze daar een goede boterham aan kunnen verdienen en ze hebben ten dele gelijk in hun kritiek. IDEOMA staat echter op het standpunt dat Access een belangrijke positie verdient in het verlengde van Excel. Waar Excel-spreadsheets uit hun voegen barsten of door meerderen worden gedeeld is het opzetten van een database in Microsoft Access zeer verantwoord. Natuurlijk heeft Access z'n beperkingen, maar die treden pas op bij de combinatie van veel gelijktijdige gebruikers, een langzaam netwerk en meer dan een miljoen records. Bovendien kan iemand trage query's bouwen. IDEOMA kan u helpen met Access-tips en -tricks om de performance van uw beheersysteem te verbeteren.
Is Access zo handig?
Een Access-database is in principe gewoon ��n bestand, net als een spreadsheet. In dat ene bestand zit echter een volledig relationele database, inclusief het bedieningsmenu, de invulformulieren en de rapporten. Gegevens, menu's, formulieren en rapporten zitten dus gewoon bijelkaar in ��n bestand! Dat betekent dat u uw gehele beheersysteem gewoon even kunt emailen, bijv. naar een externe consultant. Vraag dat maar eens aan een Oracle-specialist. Liever de data scheiden van de rest? De wizard "database splitsen" in Access doet dat in een handomdraai. De gegevens beveiligen met verschillende rechtenniveau's? Weer zo'n handige wizard die dat voor u regelt. Unieke ID's nodig? Access genereert unieke ID's automatisch als u dat instelt bij het veldtype. We gaan nog wat meer de diepte in: referenti�le integriteit gewenst? Access kan voor u onderlinge relaties garanderen, zoals voor de projectnummers die bij van alles en nog wat worden gebruikt. Wijzigt het projectnummer,
dan kan Access voor u in alle gerelateerde objecten (b.v. documenten, uren, projectpartijen) het projectnummer automatisch meewijzigen, zodat de objecten bij dat project blijven.
Kortom, ja Access is erg handig!
Access-toepassingen ontwikkeld door IDEOMA
Algemeen
IDEOMA Actie voor het beheren van acties en het volgen van de afhandeling
IDEOMA Contract voor het beheren van contracten
IDEOMA Document voor het beheren van documenten per project.
IDEOMA Financieel voor het bijhouden van een eenvoudige administratie
IDEOMA Foto voor het beheren van digitale foto's
IDEOMA Klacht voor het registreren van de klachten en het volgen van de afhandeling
IDEOMA Map voor het genereren van aanklikbare kaarten tbv websites, zoals op www.grondwaterindenhaag.nl.
IDEOMA Onderzoek voor het beheren van enqu�te-vragen en onderzoeksresultaten en voor het volgen van de voortgang
IDEOMA Order voor het beheren van producten, prijzen, offertes en orders
IDEOMA Project voor het beheren van projecten, relaties en documenten
IDEOMA Relatie voor het beheren van relaties met bedrijven en personen
IDEOMA Tekening voor het beheren van tekeningen per project
IDEOMA Telefoon voor het beheren van het interne telefoon- en smoelenboek
IDEOMA Ongeval voor het beheren en rapporteren van ongevalcijfers
IDEOMA Riool voor het beheren van putten, strengen, huisaansluitingen en schadefoto's
IDEOMA Speelplaats voor het beheren van speelplaatsen
IDEOMA Water voor het beheren van objecten in watergangen
IDEOMA Weg voor het beheren van wegverhardingen
Nieuws rond Microsoft Access
Klik op de toepassingslogo's langs de rechterkant voor het laatste nieuws over onze specifieke Access-toepassingen.
Opgepast met MS Access 2010 en 64 bits Office 26/6/14 Als u een Access-toepassing wilt overzetten op Access 2010, let dan op dat u niet overstapt op de 64-bits versie. Microsoft zelf raadt aan om de 32-bits versie te gebruiken, ookal werkt u met 64-bits computers. Lees hier het verhaal van Microsoft
Wat is nieuw in MS Access 2007? 25/6/14 Het zal ons niet verbazen als u nog met Access 2002 werkt en wilt overstappen naar Access 2007. Access 2002 werkt immers heel stabiel en u wilt uw investering in een goed werkend informatiesysteem niet zomaar riskeren. Als het werkt, werkt het. Toch zult u verrast zijn als u uw Access 2002-database opent in Access 2007. Het werkt namelijk gewoon meteen, tenzij u hele gekke dingen hebt gedaan, waarvan ik zo niet eens een goed voorbeeld kan geven. Wij hebben de test gedaan en tot nu toe werkt alles perfect. Alle kliks en dubbelkliks met slimme dingen eronder in VBA doen het nog netjes, maar ook ingewikkelder zaken, zoals het openen en invullen van een MS Word of Excel document, het online controleren van het KvK-nummer, het starten van een email of een internetpagina. We hebben nog geen programmaregel hoeven aanpassen, dus ...
Opnieuw onze complimenten aan Microsoft voor deze update!
Hieronder in vogelvlucht wat er nieuw is in Access 2007:
wijzigen van rapporten en formulieren in layoutweergave
gecombineerde formulierweergave voor lijst en detail
besturingselementen groeperen
datumkiezer
automatisch genereren van koppelingen tussen tabellen vanuit de veldkiezer
meervoudig datatype (zoals in SharePoint). Hiermee worden bewerkelijke kruistabellen voorkomen.
meerdere bestanden koppelen aan records
tekstopmaak in memovelden
memovelden met revisiehistorie
verbeterde sorteer- en filtermogelijkheden, bijv. "deze maand" in een datumkolom
wisselende achtergrondkleuren per regel in lijsten
verbeterde beveiliging
SharePoint-integratie: tabellen en velden kunnen nu 1 op 1 worden gekoppeld en overgezet naar SharePoint. Hiermee kan bijv. een Access-frontend en een SharePoint-backend worden gemaakt. De Access-tabellen worden dan Sharepoint-lijsten die bijv. kunnen worden meegenomen van de server als lokale lijsten, welke bij terugkomst kunnen worden gesynchroniseerd met de server (vergelijkbaar met de replicatietechniek van Access). Ook voorziet SharePoint in een volledige revisiehistorie van de data in memovelden en een recover en backup voor verwijderde records.
genereren van een HTML- of InfoPath 2007-formulier in een email voor het ophalen van informatie via Outlook. Outlook kan de data bij binnenkomst automatisch verwerken in de database.
exporteren naar PDF en XPS (XML-papierspecificatie)
Het DataAccessPage-object vervalt. Het is nog zichtbaar, maar kan niet meer worden gewijzigd met Access 2007.
Het oude .mdb-bestandsformaat wordt nog ondersteund, maar de nieuwe datatypes kunnen alleen worden toegepast in het nieuwe .accdb-formaat. Als u gebruik wilt blijven maken van de oude replicatietechniek, dan moet u uw database in het ouder .mdb-formaat laten. Dit is ook het geval als u gebruik wilt blijven maken van de oude Access-gebruikersrechten om delen van de database of het ontwerp af te schermen.
Er zijn 25 nieuwe Autoformat-opties om uw formulieren een mooie nieuwe look te geven. Uw formulieren moeten hier wel een beetje geschikt voor zijn, want een undo op deze voorziening ontbreekt helaas en Access 2007 slaat de wijzigingen meteen op.
Access 2007 gaat slimmer om met formulieren die van grootte moeten kunnen veranderen. Vakjes kunnen links of rechts aangelijnd worden, of links én rechts, zodat ze meerekken, en kolomtitels blijven automatisch boven de vakken van een lijst (doorlopend formulier).
U kunt nu een formulier opgeven bij een opzoeklijst dat tevoorschijn moet komen als de gebruiker een waarde ingeeft die niet in de opzoeklijst voorkomt (Not in List property).
De knopeigenschappen (Button properties) zijn sterk verbeterd. Denk aan het uitlijnen van de tekst, tekst met plaatje, transparante knoppen voor boven een plaatje, andere aanwijzerweergave bij het bewegen boven een knop. Het nadeel hiervan is dat er een enorme overhead in zit, waardoor een formulier met honderden besturingselementen, zoals ons oude hoofdmenu veel te traag wordt. Dergelijke menu‘s kunt u het best eerst opdelen in losse formulieren.
Codes en ID‘s niet zomaar veranderen 16/8/10 Vandaag kregen we de vraag van een gemeente wat te doen als de straatcodes veranderen. Straatcodes worden bij gemeenten veel gebruikt en hebben het voordeel dat er nooit discussie over is. Door de straatcode is het altijd duidelijk om welke straat het gaat, ongeacht de spelling van de straatnaam.
Maar wat nu als de organisatie besluit om een nieuwe codering in te voeren?
Minder ...
Helaas zijn dit soort veranderingen meestal niet te voorkomen, maar we raden u zeker aan om flink tegengas te geven, zodra u merkt dat de coderingen waaraan u uw gegevens ophangt dreigen veranderen. Het kan gaan om straatcodes, maar er zijn veel andere voorbeelden van codes, bijv. projectnummers, die je niet zomaar moet willen veranderen.
Enkele argumenten tegen het veranderen van een coderingssysteem:
What‘s in a number? - een code is vaak betekenisvol voor degene die er dagelijks mee werkt, maar eigenlijk is dat een ouderwetse gedachte. Vanuit een willekeurige code kan men met de digitale technieken van tegenwoordig uitstekend de betekenis erbij halen.
Databasetabellen en spreadsheets kun je immers gemakkelijk sorteren op elke kolom. Goede voorbeelden van betekenisloze nummeringen zijn die van onze telefoonnummers en autokentekens. Het gaat er alleen maar om dat de eigenaar van de telefoon of auto identificeerbaar is.
Veel bestaande verwijzingen - een veelgebruikte code, zoals een projectnummer bij een ingenieursbureau of een straatcode, wordt in allerlei systemen gebruikt. Het is ondoenlijk om alle verwijzingen van gearchiveerde documenten om te nummeren, dus het oude nummeringssysteem moet sowieso blijven bestaan. In het geval van het hernummeren van straatcodes geldt bovendien dat moet worden onthouden wat de relatie van de oude naar de nieuwe straatcode is en omgekeerd (vertaaltabel). Alles kan, maar zoiets kost vaak veel meer dan het oplevert.
Bij fusie: zet er iets voor of achter - het geval van een fusie tussen twee gemeenten of twee ingenieursbureau‘s wordt vaak ten onrechte gezien als reden om een totaal nieuw coderingssysteem in te voeren. Nieuwe straatcodes bedenken voor een gefuseerde gemeente is volstrekt onnodig. De straatcodes van beide gemeentes kunnen gemakkelijk uit elkaar worden gehouden door er een letter voor te zetten of door er bij één van beide een groot getal op te tellen. De oude codes blijven dan zichtbaar in de nieuwe, waarmee het gebruik van een vertaaltabel wordt voorkomen.
Kortom, gebruik de kracht van uw database en verander uw historie niet!
Google Maps ge�ntegreerd in alle database-toepassingen 21/6/07 Wist u dat de aansturing van Google Maps sinds kort een standaardonderdeel is van alle IDEOMA-toepassingen? Omdat u daardoor met ��n klik naar de luchtfoto kijkt, hoeft u zich nooit meer af te vragen hoe de situatie op een bepaalde plaats is.
Daar waar mogelijk werken de IDEOMA-toepassingen locatie-bewust. Dit geldt voor projectlocaties (aannemers en ingenieursbureau's), bedrijfsadressen, persoonlijke adressen en objectadressen. Dit kan een melding van een schade betreffen (service desk), de locatie van een monumentale boom (afdeling groen), een ligplaats (havenbeheer) of de locatie van een belangrijk object, zoals een graafmachine (aannemer), een tachymeter (landmeter) of een gebouw (facility manager).
Uw reactie wordt zeer op prijs gesteld. Zegt het voort!
Om te voorkomen dat uw surfgedrag op onze website kan worden gevolgd door derde partijen, zoals Facebook, hebben wij alle actieve links e.d. verwijderd, m.u.v. Statcounter. U kunt natuurlijk nog wel onze Facebook-pagina bezoeken.
Meer informatie?
Wilt u meer informatie, een offerte of een webdemo? Vul dan hier uw gegevens in. We sturen dan per email de gevraagde informatie of geven u enkele datums voor een webdemo.
