2 maart 1998DocumentenbeheerDocumentenbeheer kunt u doen met AutoManager WorkFlow, maar ook met Microsoft Access. Tijdens de workshop documentenbeheer worden beide pakketten besproken en getoond. Wilt u meer weten over documentenbeheer of wilt u weten hoe u een documentendatabase opzet, neemt u dan contact met ons op via E-mail of telefoon 071-5414455. U kunt dan gelijk het aanmeldingsformulier voor de workshop aanvragen!)
AutoManager WorkFlowHet basisidee van AutoManager WorkFlow voor het documentenbeheersysteem bestaat uit:
Navigator)
Om uw documenten snel terug te kunnen vinden maakt AutoManager WorkFlow gebruik van een Navigator.
In dit venster vindt u de volgende items:
Batch-import & Pad-veld relatieMet AutoManager WorkFlow kunt u snel aan de slag. Met behulp van de batch-import kunt u gebruik makend van de Pad-Veld relatie grote aantallen documenten importeren in de database. Daarbij worden bepaalde velden automatisch ingevuld. Een voorbeeld van een Pad-veld relatie is:In dit geval zullen alle bestanden in C:\CAD\981072\SIEM\GOED voor het veld {PROJNR} de waarde 981072 krijgen, de waarde SIEM voor het veld {AUTEUR} en de waarde GOED voor het veld {STATUS}. De Pad-Veld relatie kan aangepast worden. Wanneer u documenten in uw systeem heeft geimporteerd dan kunt u vanuit AutoManager WorkFlow de documenten opstarten en wijzigen. De koppeling met AutoCAD kan er zelfs voor zorgen dat uw tekeninghoofd verwijzingen heeft naar de velden op uw kaart in AutoManager WorkFlow. Daarbij worden wijzigingen in het tekeninghoofd in AutoCAD doorgegeven aan de velden in AutoManager WorkFlow en visa versa. "Redlining"In AutoManager WorkFlow is het bovendien mogelijk om digitale aantekeningen te maken, het zogenaamde "Redlinen". Daarbij kunt u in AutoManager WorkFlow aangeven op het document wat er gewijzigd moet worden, of een document van commentaar voorzien. In AutoCAD worden deze aantekeningen op een aparte laag neergezet.
De nieuwe versie van het documentenbeheerpakket AutoManager WorkFlow is uit. |
Nieuwe mogelijkheden zijn o.a.:
|
Daarnaast zijn de volgende items nader bekeken en uitgewerkt:
|
Wilt u meer weten over AutoManager WorkFlow dan kunt u een demo-CD aanvragen,
of hier klikken.
U kunt natuurlijk ook naar onze workshop komen.
Microsoft Access 97
Het basisprincipe van Access is gelijk aan dat van elk programma voor relationele databases, nl. tabellen met gegevens die onderling met elkaar in verband staan. Bv. een tabel met gegevens over tekeningen en een tabel met projectgegevens.Op deze wijze bent u met Microsoft Access in staat om niet alleen een documentenbeheersysteem op te zetten, maar dit te combineren met bijvoorbeeld objecten- of ruimtenbeheer.
Relaties
Als de tabellen goed gedefinieerd zijn kunnen er onderlinge relaties gedefinieerd worden. Doorgaans zijn dit relaties zoals:- Dit document hoort bij dat project.
- Siem werkt bij IDEOMA.
- Dit document is gemaakt door Karin.
E�n op veel relaties
Bij het vastleggen van de onderlinge relaties tussen objecten maakt men vaak onbewust enkele keuzes die voor de informatiestructuur van groot belang zijn, nl. in dezelfde volgorde als hierboven:- E�n document kan maar bij ��n project horen, terwijl een project meerdere documenten kan hebben.
- E�n persoon kan maar bij ��n bedrijf werken, terwijl bij een bedrijf meerdere personen kunnen werken.
- E�n document kan maar door ��n persoon gemaakt zijn, terwijl ��n persoon meerdere documenten kan maken.
)
Referenti�le integriteit
De definitie van deze relaties gaat nog iets verder als we het volgende vast willen leggen:- Een document kan niet bestaan zonder een bestaand project.
- Een persoon werkt altijd bij een bekend bedrijf.
- Een document moet altijd door een bekend iemand gemaakt zijn.
)
Voorbeeld van een praktijktoepassing
Hiernaast ziet u een praktijktoepassing met Microsoft Access. Wilt u meer weten over Microsoft Access of opleiding documentbeheer, klik dan hier of neemt u dan contact op met IDEOMA of tel: 071-5414455.
Het laatste nieuws over documentenbeheer vindt u hier
|
Open uw PDF!
Open uw DWG!
